Η επιλογή του σωστού χώρου είναι μία από τις πιο σημαντικές αποφάσεις στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης. Δεν επηρεάζει μόνο την εικόνα και την αίσθηση της γιορτής, αλλά και τον τρόπο που κινούνται οι καλεσμένοι στον χώρο, τον τρόπο που δουλεύουν οι προμηθευτές και το πώς «δένει» τελικά ολόκληρη η εκδήλωση.
Στην Ελλάδα, οι επιλογές είναι εντυπωσιακά πολλές. Από κομψούς αστικούς χώρους και ιδιωτικά κτήματα μέχρι παραθαλάσσιες τοποθεσίες, ξενοδοχεία και ιδιαίτερους υπαίθριους χώρους, κάθε σκηνικό προσφέρει μια διαφορετική εμπειρία. Το κλειδί είναι να βρείτε τον χώρο εκδήλωσης που υπηρετεί αυτό που θέλετε να δημιουργήσετε.
Ξεκινήστε από το είδος της εκδήλωσης
Πριν αρχίσετε να ψάχνετε χώρους, ορίστε τον σκοπό και τη μορφή της εκδήλωσης.
Ένας γάμος, μια εταιρική συνάντηση, ένα ιδιωτικό δείπνο ή μια γιορτή-ορόσημο έχουν διαφορετικές απαιτήσεις. Σκεφτείτε τον αριθμό των καλεσμένων, το επίπεδο επισημότητας, το πρόγραμμα και τη συνολική εμπειρία που θέλετε να δημιουργήσετε.
Ο σωστός χώρος πρέπει να υποστηρίζει φυσικά αυτά τα στοιχεία, αντί να αναγκάζει την εκδήλωση να προσαρμοστεί στους περιορισμούς του.
Λάβετε υπόψη την τοποθεσία και την πρόσβαση
Μια όμορφη τοποθεσία είναι σημαντική, όμως η πρόσβαση μετράει εξίσου.
Σκεφτείτε πώς θα φτάσουν οι καλεσμένοι, αν χρειάζεται να οργανωθεί μεταφορά και πόσο βολική είναι η τοποθεσία σε σχέση με ξενοδοχεία, αεροδρόμια ή άλλα βασικά σημεία.
Στις destination εκδηλώσεις στην Ελλάδα, αυτά τα ζητήματα γίνονται ακόμη πιο σημαντικά. Ένα εντυπωσιακό σκηνικό πρέπει να επιτρέπει σε καλεσμένους και προμηθευτές να φτάνουν στον χώρο άνετα και με ασφάλεια.
Κατανοήστε τη χωρητικότητα
Η χωρητικότητα ενός χώρου δεν αφορά μόνο το πόσα άτομα «χωράνε».
Η εκδήλωση πρέπει να είναι άνετη με τον αναμενόμενο αριθμό καλεσμένων. Ένας υπερβολικά μεγάλος χώρος μπορεί να κάνει τη συγκέντρωση να μοιάζει αποσπασματική, ενώ ένας πολύ μικρός μπορεί να περιορίσει την κίνηση και να επηρεάσει τη συνολική εμπειρία.
Υπολογίστε πόσος χώρος χρειάζεται για το δείπνο, την ψυχαγωγία, τα bar, τις lounge γωνιές και κάθε άλλο στοιχείο της εκδήλωσης.
Εξετάστε τις δυνατότητες διάταξης
Κάθε χώρος έχει τη δική του ροή.
Όταν επισκέπτεστε έναν πιθανό χώρο, σκεφτείτε πού θα μπορούσε να γίνει κάθε κομμάτι της εκδήλωσης. Πού θα φτάνουν οι καλεσμένοι; Πού θα σερβιριστεί το δείπνο; Υπάρχει ξεχωριστός χώρος για cocktails ή ψυχαγωγία; Πόσο εύκολα μπορεί να κινηθεί ο κόσμος ανάμεσα σε αυτούς τους χώρους;
Ένας ευέλικτος χώρος προσφέρει περισσότερες δυνατότητες στη διαμόρφωση του concept και του προγράμματος της εκδήλωσης.
Ρωτήστε για τους περιορισμούς
Κάθε χώρος λειτουργεί διαφορετικά, γι’ αυτό είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τους κανόνες του από την αρχή.
Μπορεί να υπάρχουν περιορισμοί σχετικά με τη μουσική, τις ώρες λειτουργίας, το εξωτερικό catering, τους προμηθευτές, τις διακοσμητικές κατασκευές ή τον τεχνικό εξοπλισμό.
Η έγκαιρη διευκρίνιση αυτών των σημείων αποτρέπει απρόοπτους περιορισμούς σε μεταγενέστερο στάδιο.
Σκεφτείτε εσωτερικές και εξωτερικές επιλογές
Οι υπαίθριες εκδηλώσεις είναι ένα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα της Ελλάδας, όμως η ευελιξία παραμένει σημαντική.
Αν η κύρια εκδήλωση σχεδιάζεται σε εξωτερικό χώρο, εξετάστε αν ο χώρος προσφέρει κατάλληλη εναλλακτική σε περίπτωση που αλλάξουν οι συνθήκες. Η εναλλακτική δεν πρέπει να μοιάζει πρόχειρη· ιδανικά, πρέπει να υποστηρίζει την εκδήλωση με την ίδια άνεση και ποιότητα.
Λάβετε υπόψη τα logistics πίσω από την εκδήλωση
Μερικά από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά ενός χώρου δεν φαίνονται με την πρώτη ματιά.
Η πρόσβαση των προμηθευτών, τα σημεία φορτοεκφόρτωσης, η παροχή ρεύματος, οι κουζίνες, το parking, οι αποθηκευτικοί χώροι και η τεχνική υποδομή επηρεάζουν το πόσο αποτελεσματικά μπορεί να στηθεί μια εκδήλωση.
Ένας χώρος μπορεί να δείχνει εξαιρετικός, όμως η επιτυχημένη διοργάνωση εξαρτάται και από όσα συμβαίνουν στο παρασκήνιο.
Επιλέξτε έναν χώρο που υπηρετεί το όραμα
Ο καλύτερος χώρος δεν είναι απαραίτητα ο πιο εντυπωσιακός με την πρώτη ματιά. Είναι αυτός που λειτουργεί για τους ανθρώπους, το πρόγραμμα και το concept της εκδήλωσης.
Όταν η τοποθεσία, η λειτουργικότητα και οι δημιουργικές δυνατότητες συναντιούνται, ο χώρος γίνεται κάτι πολύ περισσότερο από σκηνικό. Γίνεται αναπόσπαστο κομμάτι της γιορτής.
Στη NAS Concept Events Athens, αντιμετωπίζουμε την επιλογή χώρου ως μέρος της ευρύτερης διαδικασίας σχεδιασμού, λαμβάνοντας υπόψη τόσο το δημιουργικό όραμα όσο και τις πρακτικές απαιτήσεις κάθε εκδήλωσης.
